LA PRATIQUE DE L'ENTRETIEN ANNUEL

D'APPRECIATION

ou

L'ENTRETIEN ANNUEL DE PERFORMANCE

·      Moment privilégié pour les personnes et l'entreprise, l'entretien annuel, pour jouer pleinement son rôle, doit être conduit de manière objective et concertée.

·      Cette formation permettra de connaître les enjeux de l'entretien et intégrer cette démarche dans le rôle du manager.

·      La formation à la conduite d'un entretien permettra à la hiérarchie de mieux maîtriser la conduite d'un entretien individuel.  Outil moderne de management, l'entretien annuel d'appréciation est un moment privilégié pendant lequel  le Manager Responsable et son Collaborateur font le point et tracent ensemble les objectifs des mois à venir.

·      Elle permet de faire le bilan avec son collaborateur, et de retirer de cet entretien une efficacité utile au bon fonctionnement du service.

·      D'une part cette formation  sera un rappel éventuel de différentes techniques de communication et de management, d'autre part, elle pourra être un appoint pour aider le responsable à des négociations avec un tiers lors d'entretien commercial ou de contact divers.

I) L'ENTRETIEN D'APPRECIATION PROPEMENT DIT :

Exposé du contexte et des objectifs de l'entretien d'appréciation : finalité, ce qu'il peut apporter au collaborateur, "qui fait quoi, comment ?"

Méthodologie de mise en place : préparation, information, questionnaire, déroulé, actions et suivi

Information sur la société et ses objectifs.

La motivation du personnel : principes de base, analyse, objectifs, écueils,...

Rôle de l'encadrement et/ou de l'agent de maîtrise

Elaboration et / ou présentation du questionnaire qui sert de support à l'entretien

Rappel des objectifs des différentes équipes.

La définition d'un poste de travail ( facultatif)

II) LA CONDUITE D'UN ENTRETIEN D'APPRECIATION

La préparation de l'entretien

Prise de connaissance et remplissage du pré questionnaire

Faire le point sur la personne à rencontrer

Fixer les limites de l'entretien

Préparation des arguments possibles

Le déroulement de l'entretien :

. l'accueil ( conditions matérielles et psychologiques)

. déceler chez son interlocuteur, craintes et peur, pour mieux les dépasser

. recherche des motivations

. l'analyse des points forts et des points à améliorer

. faire le point sur la période écoulée

. évaluer les résultats obtenus, la contribution aux orientations (évaluer, n'est pas "juger")

. faire le point sur les compétences

. la fixation d'objectifs et leurs mesures ( qu'est-ce qu'un objectif ? )

. les demandes d'information

. les axes de progrès : améliorations, modifications, formations

. Conclure positivement

La conduite de l'entretien :

. organisation et contrôle de l'entretien

. l'introduction : mise à l'aise et démarrage de l'entretien

. les différentes phases de l'entretien : résumés partiels et dynamique de l'entretien

. l'attitude de l'interviewer et ses conséquences sur l'efficacité de la recherche de l'information

. les différentes sortes de questions et leurs conséquences

. l'écoute active de la personne et l'incitation à la faire participer à l'entretien

. la gestion des blocages et des difficultés d'expression

. la prise de notes et le remplissage du questionnaire

. la conclusion et le suivi de l'entretien

. le rapprochement entre les informations obtenues et l'étude du  poste : la recherche de faits. Ne pas s'appuyer sur des jugements de valeur

. répondre aux situations difficiles : le muet, le monopoliseur, l'homme critique, le négatif, l'utopiste..., les mots à éviter

. résoudre les jeux psychologiques

  Les techniques utilisées

. les techniques d'expression orale : l'écoute, le questionnement, la gestuelle, le débit vocal, attitudes et comportements

. éviter les digressions

. les mécanismes de projection,

. objectiver les données recueillies

. distinguer les faits des opinions

. l'argumentation (traiter une objection, un conflit )

- Comment exploiter les informations recueillies ?

- Définition des postes de travail.

  Qualification des postes.

- Exploitation de l'entretien : les promotions, les améliorations, les besoins réciproques, les inadaptations...

- Les besoins de formation

- Synthèse et conclusion

* 2 à 3 jours.

Discussion, exposés, supports de cours.

Exercices d'entretien, mises en situation, cas pratiques. Caméscope et vidéo sur demande.

A noter : cette formation peut se dérouler sous la forme d'une "formation-action".

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